Hinter den Kulissen des ÖTT und der ATB 2023

Hinter den Kulissen des ÖTT und der ATB 2023

Von 2. bis 4. Mai 2023 finden im Austria Center Vienna der Österreichische Tourismustag und die Austrian Travel Business statt. Heute stellen wir Ihnen einige der Kolleginnen vor, die maßgeblich für den Erfolg dieser Veranstaltung verantwortlich sind.

Von 2. bis 4. Mai 2023 finden im Austria Center Vienna (ACV) der Österreichische Tourismustag (ÖTT) und die Austrian Travel Business (ATB) statt. Die Fachbesucher:innen des ÖTT können sich auf spannende Keynotes, innovative Lösungen und informative Anschauungsbeispiele freuen. Einkäufer:innen aus der ganzen Welt treffen bei der ATB am 3. und 4. Mai auf ein vielfältiges und nachhaltiges Angebot der österreichischen Ausstellenden. 

Was samt Rahmenveranstaltungen in nur drei Tagen an vier verschiedenen Locations in Wien über die Bühne geht, bedarf eines intensiven Projekt- und Eventmanagements mehrerer Abteilungen der Österreich Werbung. In diesem Beitrag wollen wir einige der Kolleginnen, die maßgeblich für den Erfolg dieser Veranstaltung verantwortlich sind, vor den Vorhang holen und persönlich zu Wort kommen lassen.

Nach ÖTT/ATB ist vor ÖTT/ATB

Die Planung des Österreichischen Tourismustages und der Austrian Travel Business dauert acht bis zehn Monate. Im Grunde starten gleich nach dem De-Briefing des erfolgreich gelaufenen Events bereits die Vorkehrungen für das kommende Jahr. Sechs Mitarbeiterinnen des Kernteams, jedoch insgesamt ca. 55 Mitarbeiter:innen der ÖW, sind im Laufe eines knappen Jahres mit der Planung und Umsetzung dieser wichtigen Veranstaltung beschäftigt.

ÖTT und ATB sind die wichtigsten Branchenevents des österreichischen Tourismus – hier trifft sich das Who‘s who. Daher werden von Anfang an viele Erwartungen und Hoffnungen in das Planungsteam gesteckt. Aber wer ist das Planungsteam?

Die Gesichter hinter ÖTT und ATB

Das bereits erwähnte Kernteam besteht aus sechs Frauen, die alle viel Erfahrung im Tourismus und in der Eventorganisation vorweisen können. Auch als Team „Convention und Platform Development“ bekannt, leiten diese umsetzungsstarken Damen gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus diversen Bereichen die Planung und Umsetzung des größten Tourismusevents in Österreich. Wir haben unsere Kolleginnen gefragt, wofür sie bei ÖTT und ATB zuständig sind, wo Herausforderungen liegen und was sie tun, um abseits des Arbeitsalltags abzuschalten.  

Team Convention und Platform Development der Österreich Werbung

Beatriz Sologuren (1.v.l.)

Bei ÖTT und ATB habe ich mehrere Aufgaben. Einerseits kümmere ich mich um unsere Outfits, so dass alle Kolleginnen und Kollegen vor Ort das gleiche Aussehen haben und für Besucher:innen gut erkennbar sind. Meine zweite Aufgabe sind die Give-aways. Hier habe ich mich dieses Jahr für nachhaltige Glasflaschen entschieden und diese branden lassen. Die dritte Aufgabe ist die Logistik rund um ÖTT und ATB. Hier ist es nicht nur wichtig, dass alle Dinge rechtzeitig ankommen, sondern auch, dass sie dorthin kommen, wo sie gebraucht werden. Und zu guter Letzt bin ich zuständig für die Schulung und Einsatzplanung der Hostessen und Hosts vor Ort. Nur mit ihrer Hilfe wird diese Veranstaltung zu einem wirklich gelungenen Event.

Um nach der Arbeit den Kopf freizubekommen, schaue ich, dass ich mindestens 10.000 Schritte pro Tag mache – möglichst an der frischen Luft – oder abends einen guten Krimi lese. Was ebenfalls hilft, ist morgens beim Zähneputzen zu singen. Das bringt gute Laune, die es für unseren Job braucht.

Sabine Suchard (2.v.l.)

Ich bin hauptsächlich für die ATB im Einsatz, genauer gesagt kümmere ich mich um die touristischen Partner:innen. Diese müssen sich vorab online für die ATB anmelden und landen dann quasi in meiner Obhut. Hier sorge ich für eine reibungslose Abwicklung.

Darüber hinaus bin ich auch für die Hallenplanung und -organisation mit unseren Messebauern zuständig. Darunter fällt auch die Green-Meeting-Zertifizierung, die Verschönerung mit ansprechenden Visuals – in enger Zusammenarbeit mit unserer internen Grafikerin – sowie die Blumen und Grünpflanzen vor Ort. Und schließlich die Akkreditierung, auch das ist meine Aufgabe.

Nach einer stressigen Woche suche ich Ausgleich im Kreise meiner Liebsten und, ganz wichtig, immer in Kombination mit gutem Essen. Darüber hinaus mache ich gerne Ausflüge, um den Kopf freizubekommen. Manchmal ist es aber auch einfach nur ein gemütlicher Couch-Tag vor dem TV mit einem Eis von „Ben & Jerrys“.

Sandra Fink (3.v.l.)

Für die ÖTT bin ich für die Gesamtorganisation zuständig: von den Räumlichkeiten im ACV, über die Technik, Bilder, Sujets, die Organisation im Allgemeinen, die Moderatorenbriefings bis hin zur Schnittstellenarbeit mit Wirtschaftskammer und Ministerium. All das läuft bei mir zusammen. Damit alles funktioniert, sind Erfahrungswerte aus dem vergangenen Jahr und klare Arbeitspakete notwendig. Auch das gehört zu meinen Aufgaben als Projektleiterin.

Als Ausgleich zum Job spiele ich gerne Tennis. Unsere Damenrunde trainiert jeden Montag und Donnerstag für die Damenmeisterschaft, die heuer wieder am 6. Mai startet. Wenn ich nicht selbst spiele, dann begleite ich meinen Sohn zu seinen Tennis- oder Fußballmeisterschaftsspielen. Alles in allem bin ich an Wochenende meist mit meiner Familie und Freunden unterwegs.

Lara Schmuck (3.v.r.)

Meine Aufgabe bei der ÖTT ist in erster Linie die Unterstützung von Sandra bei allen anfallenden Agenden. Ich kümmere mich auch um das Programm und die Speaker, die Planung und Koordination. Was ich ebenfalls leiten darf, ist alles rund um den Young Talents und den Best Practice Award. Hier war ich von Anfang an in die Konzeption, Planung und Umsetzung gemeinsam mit unserer Innovationsabteilung involviert. 

In der heißen Planungsphase bleibt bis auf das Wochenende oft nur wenig Zeit. Dennoch steht bei mir das Ausschlafen ganz oben auf meiner persönlichen To-do-Liste. Je nach Wetterlage verplane ich die Zeit am Wochenende sehr unterschiedlich – mal in der Natur, mal beim Shoppen, Spazierengehen oder Fortgehen mit Freundinnen und Freunden.

Laura Zwanz (2.v.r.)

Ich bin die Frau fürs Catering, fürs Essen und Trinken. Dazu kümmere ich mich um die Abendveranstaltungen rund um ÖTT und ATB und ich sorge für das Wohl unserer rund 350 internationalen Gäste. Dafür bin ich stetig im Austausch mit unseren Kolleginnen und Kollegen in den Märkten.

Als Ausgleich zum stressigen Job mache ich Yoga und Crossfit – und zwar morgens um 7 Uhr. Ganz im Sinne von: „Der frühe Vogel fängt den Wurm“.

Laura Harms (1.v.r.)

Ich bin erst Mitte Februar 2023 ins Team gekommen – da war schon allerhand geplant! Aber gerade als Praktikantin genieße ich es, dass ich bei so vielen Entscheidungen noch dabei sein konnte. Zu Beginn war es schwer, einen Überblick von der Veranstaltung zu bekommen. All die Kürzel (ACV, ATB, ÖTT usw.) sowie gängige Formulierungen waren mir fremd. Ich wurde aber hervorragend eingebunden und kann für mein Praktikum viele verschiedene Eindrücke mitnehmen. Meine Hauptaufgabe im Team ist die Speaker-Betreuung beim ÖTT und ich bin da, wenn ich jemandem aus dem Team unter die Arme greifen kann.

Da ich für das Praktikum nach Wien gezogen bin, nutze ich das Angebot der Stadt in meiner Freizeit komplett aus. Am Wochenende probiere ich gerne einen der vielen Stadtwanderwege, unter der Woche gehe ich gerne ins Theater oder schlendere durch die Stadt. Außerdem liebe ich es, neue Cafés auszuprobieren, wovon es in Wien ja reichlich gibt.

Zu den größten Herausforderungen rund um den ÖTT und die ATB, da waren sich unsere Kolleginnen einig, gehört eine gute Kommunikation im Team und die Tatsache, dass eine Woche nach der aktuellen Veranstaltung bereits die Planung für das kommende Jahr beginnt. Was ebenfalls immer wieder betont wurde, ist die Tatsache, dass dieses Event ohne die Hilfe anderer Kolleginnen und Kollegen nicht umsetzbar wäre. Insofern nutzen wir diese Gelegenheit, um allen beteiligten Kolleginnen und Kollegen für ihren Einsatz zu danken!