Gästemeldung digital

Ausdrucken, ausfüllen, aufbewahren, abgeben, auswerten, aussortieren! Gästemeldungen bedeuteten bisher einen nicht unerheblichen Aufwand und jede Menge Papier, das zwischen Betrieben, Gemeinden und Statistik Austria hin und her geschoben wurde. Doch damit ist nun Schluss. Mit dem digitalen Meldewesen im Tourismus, das vergangenes Jahr im Burgenland flächendeckend ausgerollt wurde, konnte der Prozess modernisiert und vereinfacht werden.

„Der bürokratische Aufwand des touristischen Meldewesens war einfach nicht mehr zeitgemäß“, sagt Thomas Wagner, Leiter der Abteilung Digitalisierung und IT Services des Burgenland Tourismus. Mit dem neuen burgenländischen Tourismusgesetz, das die Digitalisierung binnen eines Jahres vorschrieb, fiel Anfang des Jahres 2021 der Startschuss für die Umstellung. Umgesetzt wurde sie gemeinsam mit dem Technologie-Partner Feratel – im Eiltempo. „Niemand hat damit gerechnet, dass das in so kurzer Zeit zu schaffen ist, aber es ist dem Team um Thomas Wagner tatsächlich gelungen, das in sieben Monaten aufzustellen“, sagt Didi Tunkel, Geschäftsführer von Burgenland Tourismus.

Erleichterung für Betriebe

Das Feedback aus der Praxis ist mittlerweile eindeutig. Das war nicht immer so. „Natürlich gab es zunächst auch Kritik. Das ist klar. Niemand mag Veränderungen und da hat man eben lieber die Bananenkisten mit den Meldescheinen auf die Gemeinde geschleppt“, erzählt Tunkel. „Mittlerweile sind alle 136 Gemeinden umgestellt und auch die 1.400 Betriebe merken, was für eine Erleichterung das ist.“ Dabei haben sie nach wie vor die Wahl zwischen einer komplett digitalen Lösung, bei der Gäste auf einem Pad unterschreiben oder einer halb-digitalen Variante, bei der der ausgefüllte Meldezettel zur Unterschrift ausgedruckt wird. Praktisch ist auch die Funktion des Self-Check-ins, bei der der Gast die Meldung auf dem Handy einfach selbst durchführt.

Von Ortstaxe bis Gäste-Card

Dank einer einfachen Adressverwaltung müssen Gästedaten nur einmal eingegeben werden, was vor allem bei Stammgästen auf Dauer Zeit spart. Und das ist nicht alles. Der WebClient, der allen Betrieben kostenlos zur Verfügung gestellt wurde, ist ein komplettes Management-Tool für Unterkünfte. Heißt: Über das System können Statistiken eingesehen, Vermarktung und Onlinebuchungen gesteuert werden und auch die Burgenland Card, die heuer ebenfalls eingeführt wurde, wird im Zuge der Gästemeldung automatisch mitbestellt. Betriebe, die bereits mit einem Property Management System (PMS) arbeiten, werden mit einer Schnittstelle eingebunden, so dass die Daten nicht doppelt eingegeben werden müssen. Wagner: „Die digitale Abwicklung ist einfach für alle Beteiligten sehr praktisch.“