Kongresstourismus

Kongresstourismus - Treffpunkt mit Weltformat

Österreich mischt im internationalen Kongress- und Tagungsgeschäft kräftig mit.
Wohin sich die Branche entwickelt und was die Meeting-Locations heute und in Zukunft leisten müssen, hat das bu//etin recherchiert. (Ausgabe 4-5/2017)

Die Bedeutung Österreichs als Tagungsland geht weit in der Geschichte zurück: Meilensteine wie der Wiener Kongress und bedeutende Konferenzen der Nachkriegszeit fanden in Österreich statt. Und auch als Sitz internationaler Behörden festigte Österreich seinen Ruf als Treffpunkt von Weltformat. Bis heute ist Österreich auf dem internationalen Veranstaltungsparkett eine fixe Größe. Die Union of International Associations (UIA) zählte 2015 in Österreich 383 internationale Topmeetings. Damit steht Österreich an zehnter Stelle im Ranking der meistgefragten Tagungsdestinationen. Gastfreundschaft, ein innovatives und zukunftsorientiertes Angebot sowie eine professionelle Servicequalität punkten bei den Veranstaltern.

ATTRAKTIVER GESCHÄFTSZWEIG
Kongresse und Tagungen sind ein wichtiger Wirtschaftsfaktor. Allein in Wien überschritt die durch den Kongresstourismus bewirkte Wertschöpfung 2015 erstmals die Grenze von einer Mrd. Euro. Und auch in den Tourismusdestinationen sind Kongresstouristen gern gesehene Gäste, denn mit Spitzen im Frühling und Herbst deckt der Tagungstourismus auslastungsschwache Perioden des Freizeitsegments ab. Außerdem sind die Tagungsgäste durchaus ausgabefreudig: In Wien waren die Tagesausgaben von Kongressbesuchern 2016 mit 538 Euro etwa doppelt so hoch wie beim durchschnittlichen Wien-Gast (rund 252 Euro). Nicht nur die Ausgabefreudigkeit und die Saisonalität machen die Tagungsgäste zu einer attraktiven Zielgruppe. „Aus Tagungsteilnehmern werden oft Urlaubsgäste – beruflich wird privat“, meint Andrea Sajben, Leiterin von Steiermark Convention.

POSITIVE ENTWICKLUNG
Laut Meeting Industry Report Austria (MIRA), der österreichischen Kongressstatistik, fanden 2015 in Österreich über 18.000 Veranstaltungen (+6,7 % gegenüber 2014) mit rund 1,46 Mio. Teilnehmern statt. Trotz stagnierender Teilnehmerzahlen (-0,2 %) konnte eine höhere Anzahl an Nächtigungen (+10,9 %) verzeichnet werden. Das lag vor allem an der steigenden Veranstaltungsdauer, die 2015 durchschnittlich 2,1 Tage betragen hat. Insgesamt generierte die Tagungswirtschaft im Vorjahr rund 3,1 Mio. Nächtigungen – zum ersten Mal seit 2010 stieg damit der Anteil der Tagungsnächtigungen an allen Tourismusnächtigungen auf 2,3 Prozent. Kleine und mittlere Kongresse dominierten 2015 mit einem Marktanteil von 94,5 Prozent. Die großen internationalen Kongresse waren aber weiterhin die großen Nächtigungsbringer: Die 31 Großkongresse mit mehr als 2.000 Personen, davon 25 internationale Kongresse, zählten 2015 insgesamt über 165.000 Teilnehmer. Wie sich das Kongressland Österreich 2016 entwickelte, werden die Ergebnisse der Kongressstatistik MIRA zeigen, die im Mai 2017 veröffentlicht werden. Es werde erwartet, dass die Zahlen mit jenen aus dem Vorjahr mithalten können, so Christian Mutschlechner, Leiter des Vienna Convention Bureaus und Präsident des Austrian Convention Bureaus.

UNIVERSITÄTEN ALS FAKTOREN
Besonders Wien hat sich als Tagungsdestination einen Namen bei den Veranstaltern gemacht. 2015 fanden 39,2 Prozent aller Meetings und Kongresse in der Bundeshauptstadt statt. Der urbane Raum biete Vorteile bei der Hotelinfrastruktur, eine gute Auswahl an Zulieferern und eine gute Erreichbarkeit. Auch das hochwertige und ständig optimierte öffentliche Verkehrsnetz komme der Branche zugute, so Mutschlechner. Bei den Firmenkunden überzeugt Wien mit seinen historischen Palais und trendigen Locations an der Schnittstelle von Tradition und Moderne. Den größten Nächtigungsimpact haben die Medizinerkongresse. Sie werden von den Universitäten initiiert und gelten neben Fachjournalen bei den Ärzten als wichtigste Fortbildungsquelle. Auch in Salzburg sind die renommierten Universitäten Schlüsselfaktoren für den Erfolg.

FIRMENTAGUNGEN IM AUFWIND
Das gesamte Segment der Firmentagungen erlebte 2015 einen enormen Aufschwung hinsichtlich der Anzahl an Veranstaltungen (+20 %), an Teilnehmern (+16 %), aber auch an Nächtigungen (+18 %). Dabei ist die Akquise von Firmenkunden nicht immer einfach: Die Entscheidungskriterien sind laut Mutschlechner oft undurchsichtig, die Verantwortlichen schwer auszumachen. Eine wichtige Plattform, um mit Vermittlern in Kontakt zu kommen, sind Messen. Firmenkunden sind außerdem besonders preisempfindlich und bringen hohe Ansprüche an das Programm mit. Auch eine große Bandbreite an Varianten für Side Events ist den Unternehmen wichtig.

STADT UND LAND PROFITIEREN
Knapp zwei Drittel aller Veranstaltungen finden in den Bundesländern (exkl. Wien) statt. Salzburg konnte seine Stellung als zweitstärkste Tagungsdestination 2015 ausbauen. Bei der Anzahl der Veranstaltungen lag Niederösterreich auf Platz drei, bei den Teilnehmern die Steiermark und bei den Nächtigungen Tirol. Knapp zwei Drittel aller Kongresse, Firmentagungen und Seminare fanden außerhalb der Landeshauptstädte statt, weshalb auch kleinere Städte und ländliche Regionen von der Tagungsindustrie profitierten.

GROSSEVENTS IN DER MOZARTSTADT
In der Stadt Salzburg gehen mehr als zehn Prozent der Nächtigungen auf das Konto der Kongress-, Seminar- und Firmentagungsbranche. Laut Gernot Marx, Geschäftsführer des Salzburg Convention Bureaus, legte die Veranstaltungsgröße gemessen an den Teilnehmerzahlen in den letzten Jahren um zehn bis 15 Prozent zu. Als Erfolgsfaktoren sieht Marx die verbesserte Infrastruktur in der Stadt und das innovative Angebot, das gut auf den Markt abgestimmt ist. Neben den Universitäten kommt der Tagungsbranche besonders der gut entwickelte Wirtschaftsstandort Salzburg zugute: Betriebe in der Umgebung der Konzernzentralen großer Autohersteller haben Showrooms eingerichtet, die regelmäßig für Events mit Gästen aus aller Welt genutzt werden. Die Anzahl der Meetings ist auf dem Land gleich hoch wie in der Stadt, wobei die großen Kongresse mit tausend oder mehr Teilnehmern hauptsächlich im urbanen Raum stattfinden. Kleinere und mittelgroße Veranstaltungen, die oft mehrere Hundert Besucher zählen, kommen auch den Seminarbetrieben im gesamten Bundesland Salzburg zugute, die sich über eine gute durchschnittliche Jahresauslastung freuen.

BEKANNTES ERGÄNZEN
Um das Tagungsgeschäft weiter anzukurbeln, strecken die Convention-Büros in den Bundesländern laufend ihre Fühler nach neuen Kunden aus. So warb das Salzburg Convention Bureau im Vorjahr beispielsweise in Skandinavien für das heimische Meeting-Angebot. „Skandinavien ist ein wichtiger Markt für Winter- und Ski-Incentives im Salzburger Land. Auch die Stadt Salzburg weckt zunehmend Interesse bei unseren Kunden aus dem hohen Norden“, erklärt Marx. Zehn Agenturvertreter aus Schweden und Norwegen besuchten im Rahmen einer Studienreise die Destination. Ziel der Veranstaltung war es, Salzburg als Destination für Winter-Incentives auch abseits des Skifahrens zu präsentieren und die Verbindung mit der Stadt Salzburg aufzuzeigen. Es gehe darum, das Bekannte zu ergänzen und zu zeigen, was es sonst noch in der Region gibt, so Marx.

VIELFÄLTIGE ERFOLGSKRITERIEN
In der Steiermark finden Großveranstaltungen aufgrund der Nähe zum Flughafen vorrangig in Graz statt, während in den ländlichen Regionen Weinbauern, Buschenschenken und Naturerlebnisanbieter für Incentives wie Teambuilding-Seminare gefragt sind. Außergewöhnliche Locations haben die Nase vorne, weiß Sajben. Die Gäste interessieren sich für Superlative wie die höchstgelegenen oder die ältesten Attraktionen und wollen auch mit den Traditionen in Kontakt kommen. Neben der Lage der Seminarlocations spielen ein guter Service und eine kompetente wie auch persönliche Betreuung der Gäste eine wichtige Rolle. Auch die räumlichen Möglichkeiten eines Betriebs und dessen Ambiente sowie das kulinarische Angebot der
Häuser rücken immer mehr in den Fokus der internationalen Tagungsgäste.

RAUM FÜR FLEXIBILITÄT
Veränderte Ansprüche machen sich auch im Tagungssetting bemerkbar. Klassische Plenarvorträge werden zusehends von interaktiven Tagungsformaten abgelöst. Weg von Frontalvorträgen, die baulich klar getrennte Räume voraussetzen, geht der Trend heute hin zu offenen, großräumigen Meetingbereichen, die sich flexibel nutzen lassen.

MIT DER TECHNIK SCHRITT HALTEN
Das moderne Veranstaltungsdesign bringt auch Veränderungen bei den technischen Anforderungen mit sich. Die Technisierung der Arbeits- und Lebenswelt wird die Kongressbranche in Zukunft wesentlich prägen: Zu diesem Schluss kommt die vom German Convention Bureau initiierte Studie
„Tagung und Kongress der Zukunft“. Sensoren, Bedienelemente und andere technische Einheiten im Gebäude werden immer mehr miteinander vernetzt und automatisiert. Präsenzveranstaltungen werden schon heute häufig um virtuelle Elemente bereichert: Neben den physisch anwesenden Gästen können damit auch Teilnehmer oder Referenten an anderen Orten der Welt in das Geschehen am Podium eingebunden werden. Mithilfe von integrierten Systemen wie beispielsweise Cisco Spark, die Messaging, Telefonie sowie Web- und Videokonferenzen auf einer Plattform zusammenführen, können Vortragende auf der Bühne interaktiv mit den Teilnehmern – ob im Saal oder auf einem anderen Kontinent – kommunizieren.

HERAUSFORDERUNG IT
Auch die Internetleitung muss für die Ansprüche der Tagungsgäste gerüstet sein. Immer mehr Locations bieten ihren Besuchern ein eigenes Gästenetzwerk über redundante Internetleitungen, um die Datensicherheit zu erhöhen und eine ausreichend große Bandbreite zu gewährleisten. Das ist bei historischen Gebäuden oft nicht möglich – in diesen Fällen sind hybride Lösungen beliebt, die etwa zusätzlich zu einer klassischen Leitung auch einen LTE-Zugang einsetzen. Welche Ausstattung am sinnvollsten ist, hängt von den örtlichen Gegebenheiten und der erwarteten Anzahl an Nutzern ab, weiß Franz Ziegerhofer, Salesmanager Channels bei Cisco. Immer häufiger kämen bei Vorträgen auch Videos zum Einsatz, die einen hochwertigen
Beamer und eine Audioanlage bräuchten, so der Experte.

MIT FORMATEN EXPERIMENTIEREN
Ein Forschungs- und Lernfeld für die Kongress- und Event-Branche und Raum zum Experimentieren mit innovativen Tagungsformaten zu schaffen ist das Anliegen des „micelab:bodensee“, ins Leben gerufen vom „Netzwerk BodenseeMeeting“. Die Veranstalter verstehen Events als kreative Pools,
lebendige Formate, die den Zeitgeist widerspiegeln. „Dabei geht es nicht um Rahmenbedingungen wie zum Beispiel um Raum- oder Menüauswahl,
sondern darum, wie man an die Konzeption einer Veranstaltung herangeht. Der emotionale Zugang, die Metaebene, ist entscheidend“, erklärt Kuratorin Tina Gadow. Das „micelab:bodensee“ umfasst drei Module mit unterschiedlichen Schwerpunkten – von der Ideenschmiede bis hin zu praxisnahen Trainingsprogrammen.

TAGEN MIT REINEM GEWISSEN
Auch die Nachhaltigkeit von Events zählt zu den in der Studie des German Convention Bureau identifizierten Trends. Immer mehr Kunden erwarten Veranstaltungen, die sich an Nachhaltigkeitsprinzipien ausrichten und entsprechende Qualität bieten. Dieses grüne Bewusstsein ist auch in der österreichischen Eventbranche angekommen. Mittlerweile gibt es in Österreich 65 mit dem Österreichischen Umweltzeichen zertifizierte Green-Events-Lizenznehmer. „Green Meetings“ und „Green Events“ zeichnen sich durch eine erhöhte Energieeffizienz, Abfallvermeidung und eine umweltschonende An- und Abreise der Gäste aus. Zentrale Aspekte sind auch regionale Wertschöpfung und soziale Verantwortung.

Mit „Blue Meeting“ hat der Tourismusverband Linz ein neues Tagesformat entwickelt, um nicht nur die Umwelt, sondern auch die individuellen Bedürfnisse der Menschen besser zu berücksichtigen. Das Konzept besteht aus drei Ebenen, die für den Erfolg der Veranstaltung optimal aufeinander abgestimmt werden sollten: Mensch, Ort und Programm. So sollte bei der Planung von Veranstaltungen berücksichtigt werden, dass die Tagungsteilnehmer zu unterschiedlichen Tageszeiten unterschiedlich aufnahme- und leistungsfähig sind. Grünpflanzen machen die Location lebendig und bewusst eingerichtete Gesprächsplätze können als Vernetzungsorte dienen. Außerdem möchte die Linzer Blue-Meeting-Strategie mit ungewöhnlichen Impulsen und Netzwerkformaten starre Programmabläufe aufbrechen. Um als Kongressdestination am Ball zu bleiben, gelte es, stets up to date zu bleiben, ist Sajben von Steiermark Convention überzeugt. Dazu sei es notwendig, Trends etwa in den Bereichen Nachhaltigkeit, Entschleunigung und Kulinarik rechtzeitig zu erkennen, sich stetig weiterzuentwickeln und Präsenz zu zeigen.


Gästebefragung T-MONA wird digital

Mit Herbst 2017 eröffnet T-MONA, die Gästebefragung der Österreich Werbung in Kooperation mit allen Landestourismusorganisationen, der Branche neue Zugänge, um die Gäste zu erreichen: Die Befragung kann auf der Einstiegsseite des öffentlichen WLAN oder auf den vorhandenen B2C-Onlinekanälen der touristischen Player eingebettet werden. Der Fragebogen – übrigens in 20 Sprachen verfügbar – ist durch intelligente Filterung noch benutzerfreundlicher auszufüllen. Die digitale Umsetzung ermöglicht ein zeitnahes und effizientes Monitoring, unter anderem über Entscheidungswege, Reiseverhalten, Urlaubsausgaben, Struktur und Zufriedenheit der Gäste. So werden wertvolle Daten für die Branche gesammelt, die später bei der Produkt- und Standortentwicklung, aber auch beim Marketing und Vertrieb hilfreich sind.